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Tei Energy: la gestione documentale tra business partner
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Dopo la realizzazione del portale istituzionale di Tei Energy continua la collaborazione con la nostra azienda.
Per Tei Energy, azienda presente nel mercato del trading e nella produzione di energia elettrica, nasce una progettazione seguita da una nuova esigenza, una Extranet che assicuri una raccolta "di presente e futuro" in modo ben dettagliato, per un progetto ampio ed importante come la realizzazione di un impianto a Ciclo Combinato da 58 MW, nella regione Toscana a Greve in Chianti (FI).
"Questo ampio progetto prevede lo sviluppo di un'area dedicata unicamente per la raccolta della documentazione per la progettazione dell'impianto e permetta la protocollazione ed archiviazione di tutti i documenti essenziali ed utili all'impianto; inoltre è prevista la condivisione con tutti i fornitori, dei documenti caricati e delle loro revisioni in vari formati (.pdf, .doc, .xls, .csv, .ppt, .txt, e altri), è uno strumento di supporto e coordinamento essenziale per la realizzazione del progetto della Centrale, essendo presenti fornitori di Stati Uniti, Canada, Francia, Ungheria e Italia con competenze, ruoli e responsabilità differenti" spiega Andrea Parisotto, Project Director di Volta S.p.A. e Asset & Development Manager di Tei Energy S.p.A.
"Abbiamo già avuto modo di lavorare con reciproca soddisfazione con OneCube e conosciamo la piattaforma Brick 2.0, la sua flessibilità, l'immediatezza e la semplicità di utilizzo ci hanno portato alla conferma del prodotto anche per la gestione documentale" - afferma Andrea Parisotto
"Il nostro obiettivo è quello di integrare in un unico sistema digitale coerente, veloce e semplice da gestire, migliaia di documenti, necessari per una corretta progettazione esecutiva e organizzazione, che renda possibile la ricerca, lo storing, l'indicizzazione e la condivisione di ogni singolo documento" conclude Parisotto.
"La possibiltà in un'unica operazione di un inserimento sia singolo che multiplo di documenti, anche attraverso un file .zip, la classificazione automatica dei singoli file da parte del sistema, la condivisione sicura, il rapido accesso di informazione e documenti di lavoro, consentono una gestione semplificata dei documenti e un risparmio di tempo importante" spiega Valeria Cassola, responsabile del progetto di OneCube.
"Nello specifico il progetto di Volta prevede che il sistema sarà utilizzato da sette tipologie di fornitori, dei quali uno con maggiori privilegi di gestione. Per le diverse tipologie di fornitori si prevedono sia differenti gruppi di accesso al sistema sia differenti configurazioni dell'interfaccia.
Fondamentale, in questo progetto, risulta la possibilità di scelta, tramite permessi, di accesso alla tipologia del documento e la possibilità di creare gruppi di mail esterne al sistema per una comunicazione più efficace e tempestiva nei trasferimenti dei documenti tramite notifiche immediate.
In particolare c'è il sistema di workflow con alert personalizzato via mail che avvisa gli utenti coinvolti dell'inserimento di un nuovo documento, di una sua revisione. Così l'utente è costantemente ed in tempo reale aggiornato" conclude Cassola.
